پورتال چیست ؟ معرفی انواع طراحی پورتال

پورتال یا درگاه، دروازه‌‌ای متمرکز و سازمان‌یافته برای دسترسی به حجم وسیعی از اطلاعات، خدمات و منابع مختلف تحت وب است که یک رابط کاربری راحت و کاربر پسند برای دسترسی به قابلیت‌ها و محتواهای مختلف در اختیار کاربران قرار می‌دهد.

اما هدف اصلی پورتال چیست؟ هدف از ایجاد پورتال، فراهم آوردن یک رابط کاربری یکپارچه و شخصی‌ است تا کاربران بتوانند به راحتی با سامانه‌های مختلف تعامل کرده و به تمامی نیازهای خود در یک محیط واحد و امن دست یابند. در این مقاله قصد داریم درباره اینکه پورتال چیست، چه هدفی را دنبال می‌کند، تفاوت پورتال و وب‌سایت، انواع پورتال و تاریخچه و مزایای آن صحبت کنیم.

پورتال چیست؟

پورتال یک بستر آنلاین فعال و دوسویه است که حکم نقطه‌ ورود اصلی را برای دستیابی به داده‌ها، امکانات و منابع گوناگون دارد. پورتال‌ها به شکلی مهندسی می‌شوند که روشی ساده و سازمان‌یافته را برای جستجو و کار با قابلیت‌ها و مطالب متنوع اینترنتی برای کاربران فراهم آورند.

اما کاربرد پورتال چیست؟ پورتال‌ها غالباً بر مبنای سوابق کاربری، اختصاصی‌سازی می‌شوند و به کاربران اجازه می‌دهند که تنظیمات دلخواه خود را اعمال کرده و مطابق با احتیاجات خود به قابلیت‌های ویژه‌ای دسترسی پیدا کنند. 

به زبان ساده‌تر، پورتال یک محیط مجازی در بستر اینترنت است که تسهیلاتی را به‌صورت آنلاین در اختیار کاربر می‌گذارد و فارغ از موقعیت جغرافیایی، دسترسی راحت به هر آنچه فرد بدان محتاج است را میسر می‌کند. در واقع، پورتال مدخلی به فضای دیجیتال است که فرد از طریق ابزارهای موجود در آن، قادر است کلیه خواسته‌های خود از قبیل خدماتی مانند جستجوی اطلاعات، رسیدگی به امور مالی، افزایش و کسر موجودی اعتباری یا به‌روزرسانی داده‌های شخصی را انجام دهد. 

هدف از ایجاد پورتال چیست؟

بسیاری از افراد می‌خواهند بدانند هدف از ایجاد پورتال چیست؟ پورتال برای اهداف مختلفی مانند تجارت الکترونیک، جمع‌آوری اخبار، شبکه‌های اجتماعی یا همکاری بین افراد یا سازمان‌ها ایجاد می‌شود ولی هدف اصلی از ایجاد آن، تبدیل شدن به یک دروازه متمرکز و شخصی‌سازی‌شده است که تمامی نیازهای کاربران برای تعامل با یک سازمان یا حوزه خاص را در یک مکان واحد و کارآمد برآورده کند. 

فراهم کردن یک نقطه ورود واحد برای دسترسی به چندین سامانه مجزا (مثل ایمیل، مدیریت پروژه، منابع انسانی و …) از کاربردهای مهم پورتال است که در آن، محتوا، ابزارها و خدمات به‌صورت اختصاصی برای هر کاربر، بر اساس نقش، هویت، یا نیازهای خاص او طراحی می‌شود.

پورتال چه ویژگی‌هایی دارد؟

تا اینجا متوجه شدیم که پورتال‌ ویژگی‌های متفاوتی را برای ارتقاء تجربه کاربر و ارائه یک بستر جامع آنلاین در دسترس قرار می‌دهد اما مهم‌ترین ویژگی یک پورتال چیست؟ مهم‌ترین ویژگی هر پورتال، قابلیت تایید هویت کاربر است. این سامانه غالباً از کاربران می‌خواهد که برای دسترسی به امکانات و مطالب اختصاصی خود، یک حساب کاربری ایجاد کرده و وارد شوند. شناسایی هویت کاربر، تضمین‌کننده امنیت و فراهم کردن شرایط اختصاصی کاربری اوست.

پورتال‌ها به کاربران اجازه می‌دهند که تنظیمات مورد علاقه خود (مانند انتخاب قالب‌های دیداری، چیدمان‌ها یا دسته‌بندی‌های موضوعی) را اعمال کنند. همچنین، اطلاعات را از منابع مختلف مانند مقالات خبری، وبلاگ‌ها یا محتوای رسانه‌های اجتماعی، در یک بستر واحد جمع‌آوری می‌کنند. این ویژگی به کاربران امکان می‌دهد تا بدون نیاز به مراجعه به چند وبسایت مختلف به داده‌ها دسترسی پیدا کنند.

پورتال‌ها عموماً مجهز به ابزارهای جستجو هستند که از طریق آن‌ها می‌توان به داده‌ها یا منابع مشخصی دست یافت اما مزیت این ویژگی پورتال چیست؟ مزیت آن در این است که با پیدا کردن سریع مطالب مورد نظر، قابلیت استفاده را بهبود بخشیده و در زمان صرفه‌جویی می‌کند.

پورتال ممکن است تسهیلات ارتباطی و تعاملی، مانند تالارهای گفت‌وگو یا امکان به اشتراک‌گذاری اسناد را نیز به کاربران ارائه دهد. این ابزار، تعامل و همکاری بین کاربران را آسان نموده و به اشتراک‌گذاری موضوعات را تسهیل می‌کند.

سیستم پورتال می‌تواند از الگوریتم‌هایی برای تحلیل رفتار کاربر و پیشنهادهای اختصاصی برای محتوا، محصولات یا خدمات استفاده کند که باعث افزایش درگیری کاربران شده و به آن‌ها کمک می‌کند تا داده‌های مرتبط را کشف کنند.

پورتال ممکن است شامل سیستم‌های اطلاع‌رسانی باشد تا کاربران را در خصوص به‌روزرسانی‌ها، مطالب تازه یا وقایع مهم باخبر سازد اما امتیاز این ویژگی پورتال چیست؟ این قابلیت باعث می‌شود که کاربران با جدیدترین اطلاعات موجود در آن همگام بمانند.

تفاوت پورتال و وب‌سایت

بسیاری از افراد ممکن است پورتال و وب‌سایت را باهم اشتباه بگیرند و بخواهند بدانند تفاوت وب‌سایت و پورتال چیست؟ در ادامه به بررسی تفاوت‌های کلیدی بین پورتال و وب‌سایت می‌پردازیم. این تفاوت‌ها عبارتند از:

• هدف: وب‌سایت عمدتاً برای اطلاع‌رسانی عمومی و تبلیغات با هدف جذب ترافیک بالا طراحی می‌شود، درحالی‌که پورتال بر ارائه خدمات متمرکز و مدیریت امور کاربری خاص تمرکز دارد.
• مخاطب: وب‌سایت‌ها برای عموم مردم قابل دسترسی هستند و محدودیت خاصی برای بازدیدکننده ندارند اما پورتال‌ها مخاطبانی محدود و مشخص دارند (نظیر کارمندان، شرکای تجاری یا مشتریان دارای حساب کاربری).
• دسترسی و امنیت: دسترسی به وب‌سایت معمولاً باز و عمومی است و نیازی به ورود ندارد، درصورتی‌که پورتال برای تضمین امنیت و ارائه محتوای اختصاصی، تقریباً همیشه نیازمند احراز هویت و ورود کاربران است.
• محتوا و شخصی‌سازی: محتوای وب‌سایت برای تمام بازدیدکنندگان یکسان نمایش داده می‌شود اما در پورتال، محتوا و ابزارها بر اساس نقش، هویت و مجوزهای شخصی هر کاربر تغییر می‌کند.
• تعامل و کارکرد: وب‌سایت بیشتر یک ابزار یک‌طرفه برای مصرف محتوا است، درحالی‌که پورتال یک بستر تعامل دوطرفه است که امکان انجام امور پیچیده، تراکنش‌ها و مدیریت حساب را فراهم می‌کند.
• ساختار و یکپارچگی: وب‌سایت یک ساختار ساده متشکل از صفحات به‌هم‌پیوسته است، درحالی‌که پورتال به‌عنوان یک دروازه واحد عمل کرده و چندین سیستم و منبع اطلاعاتی مجزا را در یک رابط کاربری یکپارچه می‌سازد.

انواع پورتال 

برخی از افرادی که با مفهوم پورتال آشنایی دارند، ممکن است ندانند که دسته‌بندی‌های گوناگون پورتال چیست و چه کاربردی دارد. در ادامه درباره انواع پورتال صحبت خواهیم کرد.

• پورتال مشتری

این نوع سامانه به یک  پلتفرم وب سلف‌سرویس اشاره دارد که به خریداران کمک می‌کند تا از طریق یک نقطه دسترسی شخصی، به داده‌های سازمانی که مرتبط با امور آن‌هاست، دست پیدا کنند. این داده‌ها شامل فاکتورها، سیاست‌ها، سفارش‌ها، تحویل‌ها و پرداخت‌های اینترنتی است اما اما مزیت این نوع پورتال چیست؟ مشتریان در تمام ایام سال و به‌صورت شبانه‌روزی، هم از طریق لپ تاپ و هم گوشی موبایل می‌توانند به این پورتال دسترسی داشته باشند.

• پورتال شرکتی

این سامانه یک پلتفرم داخلی سازمانی است که به منظور انتقال اطلاعات درون‌سازمانی به کارکنان، خریداران و شرکا مورد استفاده قرار می‌گیرد و برای آموزش‌های داخلی، درگاه دانش، همکاری در فرایندهای کسب‌وکار، تعاملات تیمی و رابط‌های اشتراک‌گذاری کاربرد دارد.

• پورتال آموزشی

پورتال‌های آموزشی، بسترهایی هستند که به‌طور خاص برای ارائه خدمات گوناگون آموزشی طراحی شده‌اند و انواع کتاب‌های الکترونیکی، مقالات، نشریات، گزارش‌های پژوهشی، دوره‌های آنلاین و سایر منابع یادگیری را در اختیار کاربران می‌گذارند. 

• پورتال اطلاعاتی

این نوع پورتال معمولاً داده‌هایی را عرضه می‌کند که برای کاربران جذابیت دارند. مدیریت فرایندهای کاری پورتال‌های اطلاعاتی شامل فراهم کردن دسترسی داخلی و خارجی به اطلاعات عمومی است و عمدتاً بر طراحی مسیرهای احتمالی و سناریوهای بازدید فرد از وب‌سایت تمرکز دارد.

• پورتال منابع انسانی

پورتال منابع انسانی، یک نقطه دسترسی درون‌سازمانی برای کارکنان یک مجموعه است تا به داده‌های گوناگون مرتبط با امور کارگزینی و سایر اطلاعات مربوط به محیط کاری خود دسترسی داشته باشند. این پورتال برای متقاضیان شغلی هم مورد استفاده قرار می‌گیرد. پورتال‌های منابع انسانی غالباً برنامه‌های تحت وب فعال و دوسویه هستند و خود را صرفاً به نقطه دسترسی به اطلاعات حساس و داده‌های محل کار محدود نمی‌کنند.

• پورتال تجارت الکترونیک

در پورتال اپ‌های تجارت الکترونیک، خریداران و فروشندگان، مبادلات تجاری انجام می‌دهند. در واقع، هدف از راه‌اندازی پورتال‌های تجاری این است که فروشندگان، مشتریان خود را به یک کانال آنلاین هدایت کنند. این پورتال‌ها با ساده‌سازی ثبت سفارش‌های حجیم و امکان قیمت‌گذاری مبتنی بر مقدار کالا، متناسب با نیازهای کسب‌وکار، فرآیند خرید را تسهیل می‌کنند.

• پورتال دولتی

پورتال‌های دولتی به تعامل راحت میان شهروندان، کسب‌وکارها و نهادهای حاکمیتی کمک می‌کنند و کاربردهای مختلفی نظیر اطلاعات پرداخت قبوض و سایر داده‌های شخصی‌سازی‌شده بر اساس نشانی فرد دارند.

• پورتال بهداشتی و درمانی

این نوع پورتال كه به‌عنوان پورتال بیمار نیز شناخته می‌شود، یک بستر آنلاین برای خدمات مراقبت‌های سلامتی است. در پورتال بهداشت و درمان، می‌توانید پیگیری نسخه‌ها، ویزیت پزشک، نتایج آزمایش‌ها، اطلاعات مربوط به سلامت و صورت‌حساب‌ها را چک کنید. 

• پورتال جامعه محور

پورتال جامعه محور یک بستر آنلاین مرکزی است که با اعضای منتخب جامعه درگیر می‌شود و دیدگاه‌های ارزشمندی را بر پایه عقاید و بازخوردهای آنان در مورد یک موضوع خاص ایجاد می‌کند. تحقیقات کمی و کیفی بازار در محیط‌های مختلف، مانند جمع‌آوری ایده‌ها، نظرسنجی‌ها و اتاق‌های بحث و تبادل نظر در این پورتال سهم عمده‌ای دارند.

تاریخچه پورتال از گذشته تا به امروز

تاریخچه پورتال به اواخر دهه ۱۹۹۰ میلادی باز می‌گردد که شرکت‌های مهمی مانند Netscape، Yahoo و AOL به منظور کسب سهمی از بازار اینترنت، در برنامه‌ریزی و طراحی سایت‌های خود به سمت ایجاد پورتال حرکت کردند. بااین‌حال، ممکن است این سوال ایجاد شود که دلیل محبوبیت پورتال چیست؟ پورتال‌ها می‌توانند یک نقطه شروع عالی برای گشت‌وگذار در وب باشند و همچنین خدمات متنوعی مانند ایمیل، اخبار و موتورهای جستجو را برای کاربران فراهم کنند.

بااین‌وجود، از آن زمان تا کنون، پورتال‌ها دستخوش دگرگونی‌های زیادی شده‌اند و در حال حاضر، قابلیت‌ها و امکانات کاربردی و متنوعی را عرضه می‌کنند تا کاربران یک تجربه دلپذیر از وب داشته باشند. در ادامه، مفهوم نسل‌های مختلف پورتال و بررسی ویژگی‌های آن‌ها را با هم مرور خواهیم کرد.

• نسل اول پورتال

تمرکز اصلی اولین نسل پورتال‌ها بر عرضه خدمات دایرکتوری‌محور مانند Yahoo!، AOL و MSN بود. آن‌ها یک روش متمرکز برای جستجو و مرور سایت‌های گوناگون فراهم می‌کردند که بر اساس دسته‌بندی‌ها و زیرمجموعه‌ها سازماندهی شده بودند. نسل اول پورتال‌ها شامل برخی امکانات پایه نظیر ایمیل، وضعیت آب‌وهوا، اخبار و موارد مشابه بودند.

• نسل دوم پورتال

دومین نسل پورتال، تعاملی‌تر و شخصی‌تر شد و به کاربران اجازه می‌داد تا صفحه شروع خود را با استفاده از ویجت‌ها، فیدهای RSS، بوک‌مارک‌ها و موارد دیگر سفارشی‌سازی کنند. iGoogle، Netvibes و My Yahoo! نمونه‌هایی از این نسل محسوب می‌شوند. این نسل پورتال‌ها، خدمات آنلاین بیشتری مانند نقشه‌ها، تقویم، بازی و غیره را نیز ارائه دادند.

• نسل سوم پورتال

سومین نسل پورتال‌ها، دارای ماهیتی پویاتر و اجتماعی‌تر شدند و از ظرفیت پلتفرم‌ها و فناوری‌های Web 2.0 مانند AJAX، HTML5، CSS3 هم بهره می‌برند. این نسل از پورتال‌ها، تعاملات اجتماعی بیشتری مانند قابلیت اشتراک‌گذاری، درج نظر و رتبه‌بندی را فعال کردند. از مصادیق پورتال‌های نسل سه می‌توان به فیس‌بوک، توییتر، یوتیوب و پلتفرم‌های مشابه اشاره کرد. 

این پورتال‌ها به منظور ایجاد فضای مناسب برای تجارت الکترونیک طراحی شد‌ه‌اند و نقش واسطی را ایفا می‌کنند تا ارتباط موثرتری بین کارمندان، تامین‌کنندگان، تولیدکنندگان و مشتریان برقرار شود. ویژگی چشمگیر این پورتال‌ها، امکان اتصال نرم‌افزارهای مستقر در سرورهای مختلف به یکدیگر است. 

به عبارت دقیق‌تر، این پورتال‌ها نقطه اتصال همزمان محتوا و برنامه‌های کاربردی مستقر در سرورهای گوناگون هستند و امکان دسترسی به محتویات و قابلیت‌های سیستم‌های مختلف را از طریق ابزارها و تجهیزات گوناگون و متناسب با نیاز کاربران فراهم می‌آورند.

اما جذابیت سومین نسل پورتال چیست؟ پورتال‌های نسل سوم به‌صورت خودکار و بر اساس نقش‌های کاربران، هدفمند شده و قابلیت‌های منحصر به فردی را به آن‌ها ارائه می‌دهند؛ به این معنی که شیوه نمایش، محتوا و امکانات در دسترس، متناسب با تعریف نقش برای کاربران، متفاوت است.

ویژگی تاثیرگذاری که در توسعه آینده این نسل از پورتال‌ها مشاهده می‌شود، قابلیت ایجاد چارچوب‌های کاری باز و تعریف نشده برای سرویس‌های عمومی است. 

مزایای استفاده از پورتال چیست؟

راه‌اندازی پورتال مزایای مختلفی دارد که از آن جمله می‌توان به کاهش سردرگمی و صرفه‌جویی در زمان کاربران با نمایش اطلاعات مورد نیازشان اشاره کرد. همچنین، ایجاد بستری امن و ساختارمند برای تبادل اطلاعات و همکاری میان گروه‌های مختلف (مانند کارمندان، مشتریان، شرکای تجاری یا شهروندان)، بهبود گردش اطلاعات در سازمان و امکان انجام امور مختلف (مانند ثبت‌نام، پرداخت، ثبت درخواست، خرید و فروش) به‌صورت غیرحضوری، ۲۴ ساعته و با سرعت بالا نیز از مزایای دیگر پورتال‌ها به شمار می‌روند.

علاوه‌براین، استفاده از پورتال، افزایش نرخ بهره‌وری، کاهش هزینه‌های عملیاتی و افزایش رضایتمندی کاربران را نیز به دنبال دارد چون پورتال‌ها، بستری متمرکز برای دسترسی به اطلاعات، خدمات و منابع فراهم می‌کنند و کاربران از طریق آن‌ها می‌توانند به‌راحتی در میان قابلیت‌ها و محتواهای مختلف در یک مکان واحد جستجو کرده و در زمان و تلاش خود صرفه‌جویی کنند.

توانایی شخصی‌سازی نیز از جمله عوامل مهمی است که برای بسیاری از کاربران اهمیت دارد چون می‌توانند علایق خود را سفارشی کنند و به ویژگی‌های خاص بر اساس نیازهایشان دسترسی داشته باشند.

ابزارهای ارتباطی مانند تالارهای گفتگو یا قابلیت‌های اشتراک‌گذاری اسناد نیز موجب تسهیل ارتباط و همکاری یکپارچه بین کاربران می‌شوند و کار تیمی را ارتقا می‌دهند.

پورتال با ارائه گزینه‌های سلف‌سرویس، خدمات مشتری را ارتقا می‌دهد و به این ترتیب، مشتریان می‌توانند به داده‌ها دسترسی داشته باشند، سفارشاتشان را پیگیری یا مشکلات را به‌طور مستقل حل کنند که نیاز به پشتیبانی مستقیم را کاهش می‌دهد.

پورتال‌ها برای انطباق با نیازهای در حالِ تغییر کاربران، انعطاف‌پذیری خوبی دارند و می‌توانند با سیستم‌ها یا پلتفرم‌های دیگر ادغام شوند و تجربیات یکپارچه را در کانال‌های مختلف ارائه دهند.

شما با استفاده از پورتال می‌توانید اطلاعات مربوط به کاربران را جمع‌آوری کرده و از طریق تجزیه‌وتحلیل آن‌ها، بینش‌های ارزشمندی را برای درک رفتار کاربر، ترجیحات و روندها به دست آورید.